Håndboldpas for klubadministratorer

Håndboldpasset er bevis på, at man er aktiv i dansk håndbold. Både spillere, trænere, foreningsledere og andre frivillige i en håndboldforening får deres eget og personlige Håndboldpas, som skal aktiveres.

”Men hvorfor skal jeg have sådan et Håndboldpas?”, tænker du måske. Vi har blandt andet indført Håndboldpasset for at gøre det nemmere for klubber og forbund at administrere data. Det frigiver tid, der er sjovere at bruge i hallen. Og det sikre også, at vi overholder GDPR-lovgivning i fremtiden.

Med introduktionen af Håndboldpasset sender systemet mails til alle, der er registreret i HåndOffice. I mailen vises personens Håndboldpas og et link, hvor personen skal bekræfte de informationer de er oprettet med, eller kan redigere informationerne.

Når informationerne er bekræftet eller redigeret, er Håndboldpasset aktivt.

Hver gang, en ny person oprettes i HåndOffice, sender systemet et Håndboldpas via e-mail til personen. I mailen vises personens Håndboldpas og et link, hvor personen skal bekræfte de informationer, de er oprettet med, eller redigere informationerne og så bekræfte. 

Når informationerne er bekræftet, er Håndboldpasset aktivt.

En person kan oprettes i HåndOffice på forskellige måder:

1. Klubben har en webnøgle fra medlemssystem til HåndOffice. I så fald sker oprettelsen automatisk i HåndOffice, når personen oprettes i medlemssystemet.
2. Klubben opretter manuelt personen i HåndOffice.

Personer, der er markeret som, at de ikke længere spiller håndbold, har selv angivet, at de ikke længere er aktive i jeres forening. Tjek gerne at medlemmet ikke er registreret og aktivt i jeres egne medlemssystemer. 

En person, der ikke spiller længere, skal oftest håndteres på én af tre måder:

1. Udmeldes i HåndOffice, så personen ikke længere står som aktiv i klubben, eller
2. En spilleranmodning fra personens nye klub skal godkendes, eller
3. Personen er dublet i systemet, altså registreret flere gange, og profilerne skal sammensmeltes.

Personer, der er markeret som ikke bekræftede, har ikke bekræftet deres Håndboldpas. Det skyldes ofte, at de ikke har reageret på e-mailen. Det kan også skyldes, at mailen er røget i deres spamfilter, eller at vi ikke har den rigtige mail registreret. 

Vi sender op til to rykkermails til dem, der ikke reagerer. Du må gerne tjekke, at den rigtige mail står i systemet og ellers opfordre til, at personen aktiverer Håndboldpasset, fx gennem en træner eller frivillige på holdet.

Det skyldes ofte, at personen nu er oprettet med flere profiler - i hvert fald hvis du har en profil på samme person i din klub. Hvis du kan genkende personen som en, der tilhører din klub, så lav en spilleranmodning. Dermed sker der en korrekt overflytning til jeres klub - også selvom personen måske allerede er registreret i jeres klub. På den måde flyttes spillerhistorik og data til den rigtige klub, og derefter sammensmelter systemet alle informationer automatisk.

Listen viser de personer, der har opdateret en eller flere oplysninger på deres profil. Hvis klubben har et eksternt medlemssystem, kan du bruge denne liste til at få overblik over de ændringer, der er lavet og selv opdatere data i jeres andre systemer. Når du klikker ind på listen, har du mulighed for at afstemme den enkelte profil med jeres øvrige systemer.

Obs: Vi undersøger mulighederne for en smartere løsning, hvor rettelser automatisk overføres til klubbens medlemssystem.

Det nemmeste er at tage fat i den person, hvis e-mailadresse ikke kan nås. Dermed kan du sikre, at der ikke er angivet en forkert email. 

Hvis adressen er korrekt, og mailen stadig afvises kan det skyldes, at indbakken er fuld. Så skal personen lige ind og rydde lidt op, før du kan sende mailen igen.

Det hjælper ofte at sende en reminder-besked på klubbens forskellige platforme. Hvis I har en Facebookgruppe, en klub-chat eller andet, så send gerne en reminder der.

Du kan også gå ind på den fulde liste i HåndOffice og eksportere en liste over de personer, du mangler at høre fra og så enten kontakte dem direkte, når der er træning, på sms eller ved at ringe til dem.

Systemet vælger som udgangspunkt den ældste profil, personen er registreret med, og fletter alle nye data ind i denne og efterlader én korrekt profil. 

Hvis alle personer har et korrekt udfyldt Håndboldpas, så vil alle sammensmeltninger ske automatisk i systemet. I realiteten skal I hjælpe systemet lidt på vej - særligt i starten.

Du kan som udgangspunkt gå ud fra, at informationerne på aktiverede Håndboldpas er korrekte, da det er personerne selv, der har angivet disse data. Opdater informationerne i jeres egne medlemssystemer, så de stemmer med det, der er angivet på Håndboldpasset.